Một phần mềm Hoạch định Tài nguyện Doanh nghiệp (ERP) hoàn chỉnh, vừa thân thiện với người dùngvừa phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, sẽ đem đến nhiều cơ hội mới.
Tuy nhiên, công đoạn triển khai phần mềm ERP rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và cả sự hỗ trợ từ mọi thành viên trong tổ chức và bộ phận quản lý cấp cao.
Thêm vào đó, phần mềm ERP được thiết kế nhờ vào quan sát và áp dụng những phương pháp thực hành tốt nhất (best practices). Trong một số trường hợp, bạn có thể tùy chỉnh phần mềm nhằm phù hợp hơn với yêu cầu của ngành.
Đảm bảo doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP thành công với 9 bước
Đổi mới phần mềm ERP không đơn giản chỉ là chuyển đổi từ hệ thống IT cũ sang hệ thống mới mà còn là sự thay đổi trong phương thức doanh nghiệp hoạt động hằng ngày.
Bạn sẽ phải đối diện với nhiều thử thách như sự phản đối từ một bộ phận thành viên trong tổ chức. Những khía cạnh khác của dự án bạn phải nghĩ đến như doanh nghiệp bạn định nghĩa thế nào là “thành công”, làm sao kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất, làm sao để quản lý dữ liệu?
Nhằm giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về một dự án triển khai ERP, TRG đã tổng hợp 9 bước cơ bản và cần thiết nhằm đảm bảo thành công cho dự án thông qua inforgraphic sau.
Bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết của từng bước tại đây.
Phần mềm ERP đem lại cho doanh nghiệp cả cơ hội và thử thách. Triển khai phần mềm ERP đòi hỏi bạn dành nhiều thời gian và công sức cũng như có được sự hỗ trợ từ mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Trong bài viết trước, chúng ta đã bàn về 3 yếu tố quan trọng cần được thực hiện trước nhất trong dự án ERP. Vậy bước tiếp theo doanh nghiệp phải làm gì?
Bước 4: Chọn phần mềm ERP dựng sẵn hay tùy chỉnh?
Một trong những lựa chọn khó khăn nhất mà bạn phải quyết định đó là tùy chỉnh phần mềm ERP hay dùng những gì có sẵn.
Về cơ bản, phần mềm ERP được phát triển nhờ vào quan sát và áp dụng những phương pháp thực hành tốt nhất (best practices). Nếu quy trình hoạt động không phù hợp (non-conforming), doanh nghiệp bạn không phải là best practice.
Hãy thử tưởng tượng nếu phần mềm ERP được triển khai, chuyện gì sẽ xảy ra cho doanh nghệp bạn? Bạn thuộc trường hợp nào trong hai trường hợp bên dưới:
(1) Quá trình hoạt động của doanh nghiệp có cần thay đổi để phù hợp với giải pháp ERP hay không?
(2) Doanh nghiệp của bạn có một lợi thế cạnh tranh đặc biệt, và hệ thống mới không đáp ứng được mọi nhu cầu bạn đặt ra. Trong trường hợp này, bạn cần phải tùy chỉnh giải pháp ERP để phù hợp với doanh nghiệp.
Với trường hợp 1, doanh nghiệp của bạn không phải best practice, vì vậy phải thiết lập kế hoạch nhằm thay đổi hoạt động trong doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp. Đây cũng là cơ hội tốt để bạn điều chỉnh những thói quen xấu, những quy trình lỗi thời, không phù hợp đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn.
Bước 5: Quản lý thay đổi
Triển khai phần mềm ERP không chỉ là chuyển đổi từ một hệ thống IT lỗi thời sang một hệ thống hiện đại hơn, mà còn là sự thay đổi trong quy trình hoạt động thường nhật của doanh nghiệp.
Chắc chắn rằng bạn sẽ phải đối diện với một bộ phận nhân viên phản đối việc thay đổi quy trình làm việc. Không phải lúc nào cũng giải quyết bằng cách ép buộc mọi người thực hiện theo chỉ thị, vì đôi khi nhân viên của bạn chưa hiểu rõ những lợi ích mà phần mềm ERP có thể đem đến.
Hãy lập một kế hoạch để chuẩn bị cho sự thay đổi, bao gồm 3 yếu tố chính sau:
Xác định mục tiêu – những người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ dự án ERP
Liên tục cập nhật thông tin – giải đáp mọi thắc mắc, giải thích kỹ lưỡng sự thay đổi là cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, cho họ thấy những lợi ích và những ví dụ cụ thể về khả năng mà giải pháp ERP sẽ đem lại.
Thường xuyên báo cáo – cập nhật tiến trình dự án cho nhân viên, các nhà đầu tư và ban quản lý cấp cao. Đồng thời, những ý kiến và thắc mắc của họ là có căn cứ, do đó rất đáng được cân nhắc.
Bước 6: Làm sạch dữ liệu
Rất nhiều doanh nghiệp không lường trước được tầm quan trọng và khối lượng khổng lồ của dữ liệu cho đến khi bắt đầu công đoạn làm sạch để chuẩn bị chuyển giao sang hệ thống mới.
Khối lượng dữ liệu khổng lồ là vì mỗi bộ phận hoặc cá nhân thường lưu trữ dữ liệu dưới một định dạng hoặc tên khác nhau. Bạn phải đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp chỉ lưu duy nhất một bộ dữ liệu chủ hoàn thiện và chính xác.
Đâu là giải pháp để khắc phục vấn đề trên? Quy trình làm sạch dữ liệu (data cleansing) có thể thực hiện trước khi bạn lựa chọn nhà cung cấp. Sắp xếp thời gian sàng lọc dữ liệu thường xuyên nhằm đảm bảo dữ liệu không bị trùng lặp hoặc phân tán. Giải quyết dứt điểm các nút thắt cổ chai và những bộ phận thường xuyên xuất hiện vấn đề.
Đọc thêm: 4 bước để quản lý dữ liệu hiệu quả hơn
Do tính chất công việc, hãy phân công trách nhiệm lọc, làm sạch dữ liệu và kiểm soát vấn đề cho những cá nhân có tính tỉ mỉ cao, chịu khó và thông minh.
Trong những phần trước thuộc chủ để Triển khai dự án ERP, TRG đã bàn về những vấn đề tiêu biểu nhất sẽ xảy ra cho dự án của án như quản lý dữ liệu hiệu quả, quản lý thay đổi, và những khía cạnh con người khác trong dự án (ban quản lý, nhóm dự án, nhà cung cấp giải pháp…)
Bài viết hôm nay sẽ bàn về ba bước cuối cùng trong kế hoạch triển khai ERP. Một kế hoạch triển khai ERP không thể thành công nếu thiếu bất kỳ bước nào trong ba bước liệt kê bên dưới.
Bước 7: Kiểm tra hệ thống
Nhằm đảm bảo tiến độ cho dự án, hệ thống phải được kiểm tra và đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn của dự án. Việc kiểm tra chi tiết và thường xuyên còn giúp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình và dự đoán trước những vấn đề có thể xảy ra.
Thử nghiệm hệ thống
- Thử nghiệm nền tảng (fundamental testing) - diễn ra ngay sau bước cấu hình sơ bộ cho hệ thống. Tất cả giao dịch được sắp đặt sẵn đều được lần lượt kiểm tra sơ bộ nhằm đánh giá mức độ tin cậy của dữ liệu, và phải đảm bảo quy trình thử nghiệm diễn ra thành công trước mỗi cột mốc giai đoạn nhất định.
- Thử nghiệm tích hợp (integration testing) – kiểm tra toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Một quy trình thực tế cần 10-60 giao dịch liên tiếp để chạy. Để thử nghiệm thành công, bạn phải được ít nhất 15-30 script trong giai đoạn thử nghiệm (đại diện cho 90% quy trình hiện tại của doanh nghiệp), rồi từ đó cải thiện dần cho đến khi toàn bộ quy trình diễn ra suôn sẻ.
Những đợt thử nghiệm tích hợp tiếp theo sẽ áp dụng trực tiếp dữ liệu thực nhằm đảm bảo xác định chính xác quy trình ngay từ giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bao gồm việc đồng bộ hóa hàng hóa trong kho, đơn đặt hàng, đơn mua hàng và lệnh sản xuất, đồng thời sao chép đúng 100% các hoạt động kinh doanh diễn ra thường nhật tại một thời điểm bất kỳ.
Trong giai đoạn thử nghiệm, bộ dữ liệu gốc của doanh nghiệp phải thật đầy đủ và chính xác mới có thể cung cấp cho quá trình đặt hàng trong thực tế.
Thử nghiệm người dùng
Thử nghiệm trực tiếp trên một số người dùng giúp bạn đánh giá chính xác các tính năng của giải pháp. Giai đoạn này cho phép bạn:
(1) Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng trong thời gian thực.
(2) Huấn luyện nhân viên làm quen với giải pháp mới. Những người dùng thử nghiệm này cũng sẽ giúp truyền đạt lại thông tin cho những nhân viên khác.
Sự đóng góp từ những người dùng này không chỉ đơn thuần là kiểm tra hệ thống mà còn giúp phát hiện sai sót và cung cấp thông tin chuyên môn mà ngay cả những người quản lý và nhóm dự án cũng bỏ sót.
Bước 8: Kiểm soát chi phí
Chi phí thực tế của dự án ERP chắc chắn sẽ cao hơn rất nhiều so với dự tính ban đầu. Để có thể kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, bạn cần phải hoạch định sẵn một kế hoạch chi tiết cho ngân sách và quyết toán thường xuyên. Một điều đáng lưu ý nữa là bạn phải dự tính ngân sách ngay từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi dự án kết thúc.
Một kế hoạch thực tiễn bao gồm toàn bộ chi phí thực tế và cả chi phí phát sinh, những chi phí này sẽ chiếm khoảng 75% dự tính ngân sách hằng tháng. 25% còn lại sẽ được dùng để ứng phó những rủi ro phát sinh trong giai đoạn 6 tuần cuối cùng trước khi dự án “go live” và 6 tuần tiếp theo đó.
Một mẹo để doanh nghiệp bạn cắt giảm chi phí đó là giảm số lượng tư vấn viên hiện đang hỗ trợ dự án và thay bằng nhân viên của bạn. Quy tắc là 2-3 nhân viên nội bộ có thể thay thế một tư vấn viên.
Bước 9: Định nghĩa thành công
Khác với thành công về mặt tài chính, rất khó để xác định độ thành công của một dự án ERP vì nó còn bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi và kiểm soát mong muốn của con người.
Điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn định nghĩa thế nào là “thành công”. Nếu dự án bị phê bình chỉ vì những chi tiết vụn vặt, điều này sẽ khiến đội ngũ quản lý dự án cảm thấy chán nản.
Đó là lý do vì sao việc báo cáo thường xuyên đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Thêm vào đó, đặt tiêu chuẩn để xác định và đo lường mức độ thành công của dự án (ví dụ xác định cột mốc thời gian nhất định) cũng rất hữu ích.
Lời cuối
Kế hoạch triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp bạn có thể tương tự như những bước mà TRG đã đề xuất như trên hoặc hoàn toàn khác biệt, tất cả tùy vào tình trạng hiện tại của doanh nghiệp bạn.
Hy vọng thông qua chuỗi bài viết về chủ đề triển khai giải pháp ERP của TRG vừa qua giúp bạn phần nào hiểu thêm về tầm quan trọng của ERP cũng như những khó khăn mà bạn có thể sẽ phải đối diện. Nếu doanh nghiệp của bạn từ lâu cần đổi mới quy trình hoạt động thì đây chính là cơ hội để bạn thực thi kế hoạch đó.
Theo Infographic
0 Nhận xét